Dieses Fahrzeugübergabeprotokoll ist für Autovermietungen, Transportervermieter und alle, die gewerblich Fahrzeuge vermieten. Es dokumentiert den Zustand bei der Übergabe an Ihren Mieter und bei der Rückgabe. Sie laden es ohne Anmeldung herunter, als PDF zum Ausdrucken oder als Word-Datei zum Anpassen. Für den privaten Autoverkauf ist es nicht gedacht: Dort brauchen Sie einen Kaufvertrag, kein Mietprotokoll.
Was in ein Übergabeprotokoll für Fahrzeuge gehört
Oben stehen die Daten zum Mietvorgang: Vertragsnummer, Mieter, Fahrzeug, Kennzeichen. Darunter folgen zwei Spalten, eine für die Übergabe und eine für die Rückgabe. Dort tragen Sie Datum, Uhrzeit, Ort, Kilometerstand und Tankfüllung ein, bei Elektroautos den Ladestand. So sehen Sie bei der Rückgabe auf einen Blick, wie viele Kilometer gefahren wurden und ob nachgetankt werden muss.
Der Abschnitt „Ausstattung und Papiere“ listet, was mitgegeben wird: Zulassungsbescheinigung Teil I, Warndreieck, Verbandkasten, Warnwesten, Bordwerkzeug, Ersatzrad, Ladekabel, Kindersitz. Unter „Zustand“ prüfen Sie Karosserie, Scheiben, Reifen, Beleuchtung, Innenraum, Kontrollleuchten und Sauberkeit. Die Schadenskizze zeigt das Fahrzeug aus mehreren Ansichten. Dort markieren Sie vorhandene Schäden bei der Übergabe und neue Schäden bei der Rückgabe, jeweils mit Nummer. Am Ende stehen Kaution und die Unterschriften von Ihnen und Ihrem Mieter.
So gehen Sie bei Übergabe und Rückgabe vor
Gehen Sie mit Ihrem Mieter einmal um das Fahrzeug, bevor er losfährt. Markieren Sie jeden sichtbaren Schaden in der Skizze und machen Sie ein Foto mit Datum. Tragen Sie die Fotonummer neben der Markierung ein. Lesen Sie Kilometerstand und Tankanzeige gemeinsam ab. Erst dann unterschreiben beide.
Bei der Rückgabe wiederholen Sie den Rundgang in der zweiten Spalte. Ein Beispiel: Ihr Mieter bringt einen Transporter zurück, an der hinteren Stoßstange ist ein frischer Kratzer. Steht in der Übergabespalte kein Schaden an dieser Stelle und gibt es ein Foto ohne Kratzer, ist die Lage klar. Fehlt beides, wird die Klärung schwierig.
Zweites Beispiel: Der Tank war bei der Übergabe voll, bei der Rückgabe zeigt die Anzeige halb. Mit beiden Werten im Protokoll rechnen Sie das Nachtanken so ab, wie es Ihr Mietvertrag vorsieht. Ohne Eintrag bei der Übergabe diskutieren Sie, wie voll der Tank wirklich war.
Typische Fehler beim Fahrzeugprotokoll
Der häufigste Fehler ist ein Protokoll, das erst nach der Abfahrt ausgefüllt wird. Dann fehlt die Unterschrift des Mieters unter dem Zustand, den er übernommen hat. Ebenso häufig: Schäden werden nur mit „Kratzer“ beschrieben, ohne Ort und Größe. Schreiben Sie „Kratzer hintere Stoßstange rechts, etwa 5 cm“ und markieren Sie die Stelle in der Skizze.
Achten Sie auf schlechtes Licht. Bei Übergaben am Abend oder in der Tiefgarage sehen Sie Dellen und Steinschläge kaum. Nutzen Sie eine Taschenlampe und fotografieren Sie mit Blitz. Und vergessen Sie das Zubehör nicht. Ein fehlendes Ladekabel fällt oft erst Tage später auf.
