Bei Barzahlung will Ihr Kunde einen Beleg für die Kaution, und Sie wollen einen für die Rückzahlung. Diese Kautionsquittung ist für Vermieter von Fahrzeugen, Maschinen und Mietgegenständen. Sie ist nicht für Mietkautionen bei Wohnungen gedacht. Erhalt, Abzüge und Rückzahlung stehen auf einem Blatt. Download ohne Anmeldung, als PDF und als Word-Datei.
Was in die Kautionsquittung gehört
Oben stehen Mietvertragsnummer, Mieter, Mietobjekt und Mietzeit. Der Abschnitt „Erhalt der Kaution“ enthält Betrag, Datum und Zahlungsart: bar, Überweisung, Karte oder Vorautorisierung auf der Kreditkarte. Sie unterschreiben den Empfang. Der Abschnitt „Rückzahlung bzw. Abrechnung“ listet die Kaution, bis zu zwei Abzüge mit Grund und Beleg, den Auszahlungsbetrag und das Datum der Rückzahlung. Diesen Teil unterschreiben Sie und Ihr Mieter.
So setzen Sie die Quittung ein
Füllen Sie den oberen Teil bei der Übergabe aus und geben Sie Ihrem Mieter eine Kopie. Bei der Rückgabe ergänzen Sie den unteren Teil. Gibt es keine Abzüge, tragen Sie den vollen Betrag als Auszahlung ein.
Ein Beispiel: Ein Kunde hinterlegt 300 Euro bar für einen Anhänger. Bei der Rückgabe fehlt ein Spanngurt. Sie tragen den Abzug mit Grund und Betrag ein, zahlen den Rest aus und lassen den Kunden den Empfang unterschreiben.
Zweites Beispiel: Ein Kunde hat die Kaution per Vorautorisierung auf der Kreditkarte hinterlegt. Sie kreuzen die Zahlungsart an und vermerken bei der Rückgabe, dass die Reservierung freigegeben wurde.
Typische Fehler bei der Kaution
Abzüge ohne Beleg. Ziehen Sie nur ab, was Sie mit Rechnung, Kostenvoranschlag oder nachvollziehbarer Berechnung belegen. Die Vorlage weist darauf hin. Ein zweiter Fehler: Die Kaution steht in der Rechnung. Rechnen Sie sie getrennt ab, die Rechnungsvorlage enthält dazu einen eigenen Satz. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, wie Sie einbehaltene Beträge verbuchen.
