Das Übergabeprotokoll zeigt, dass ein Schaden neu ist. Das Schadensprotokoll beschreibt ihn genau und hält fest, wie Sie ihn abrechnen. Diese Vorlage ist für Vermieter von Fahrzeugen, Maschinen und Mietgegenständen. Sie eignet sich als Schadensbericht bei der Rückgabe und als Schadensmeldung während der Mietzeit. Download ohne Anmeldung, als PDF und als Word-Datei.
Was ins Schadensprotokoll gehört
Der Abschnitt „Feststellung“ nennt Datum, Uhrzeit, Ort und Anlass: Rückgabe, Meldung durch den Mieter, Unfall, Diebstahl oder Verlust. Dazu kreuzen Sie an, ob Ihr Mieter dabei war. War er es nicht, notieren Sie, wann Sie ihm das Protokoll geschickt haben.
Die Tabelle „Schäden“ hat Spalten für Nummer, Ort am Mietobjekt, Art des Schadens und Fotonummern. Darunter stehen die Angaben Ihres Mieters zur Ursache in seinen Worten. Der Abschnitt „Kosten und Abrechnung“ enthält geschätzte Kosten mit Grundlage, ob Haftungsfreistellung oder Versicherung greifen, die Verrechnung mit der Kaution und eine Restforderung oder Erstattung. Mit seiner Unterschrift bestätigt Ihr Mieter den festgestellten Schaden. Die Frage, wer ihn zu vertreten hat, bleibt davon offen.
So gehen Sie bei einem Schaden vor
Dokumentieren Sie den Schaden, sobald Sie ihn sehen, möglichst mit Ihrem Mieter zusammen. Machen Sie Fotos mit Datum und Uhrzeit, aus der Nähe und mit etwas Abstand, damit die Position erkennbar ist. Tragen Sie die Fotonummern in die Tabelle ein.
Ein Beispiel: Ein Transporter kommt mit einem Riss in der Seitenverkleidung zurück. Im Übergabeprotokoll ist die Stelle unbeschädigt. Sie tragen den Riss als Schaden 1 ein, Ihr Mieter schreibt dazu, beim Beladen sei ein Schrank verrutscht. Die Kosten setzen Sie erst ein, wenn der Kostenvoranschlag der Werkstatt vorliegt.
Zweites Beispiel: Ein Mieter gibt einen Beamer am Sonntag über die Schlüsselbox zurück. Am Montag stellen Sie einen Sprung im Gehäuse fest. Sie kreuzen „Mieter nicht anwesend“ an, schicken ihm Protokoll und Fotos am selben Tag und notieren das Datum.
Typische Fehler beim Schadensprotokoll
Kosten werden geschätzt und sofort mit der Kaution verrechnet. Rechnen Sie erst nach Kostenvoranschlag oder Rechnung ab und bewahren Sie die Belege auf. Ein weiterer Fehler: Die Fotos lassen sich dem Schaden nicht zuordnen. Nummerieren Sie Fotos und Schäden gleich.
Viele Vermieter streichen außerdem das Feld „Angaben des Mieters“. Lassen Sie es stehen. Wenn Ihr Mieter seine Sicht aufschreibt, entsteht weniger Streit als bei einer Rechnung ohne Vorwarnung.
