Vermietung & Übergabe

Schäden und Verwarnungen im Griff

Erfassen Sie Schäden mit Fotos am Fahrzeug und beim Kunden. Amtliche Verwarnungen ordnen Sie dem richtigen Mieter zu und versenden sie aus Rentsoft.

  • Schäden mit Fotos je Fahrzeug und Kunde
  • Vergleich mit dem Übergabeprotokoll
  • Verwarnungen dem Mieter zuordnen und versenden
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Vom Schaden zur Akte

  1. Schritt 1

    Bei der Rücknahme festhalten

    Bei der Rücknahme hält Ihr Team mögliche Schäden mit Bildern fest.

  2. Schritt 2

    Schaden anlegen

    Den Schadensfall legen Sie mit Kunde, Fahrzeug und Datum an.

  3. Schritt 3

    Fotos und Unterlagen ablegen

    Fotos, Gutachten und Kostenvoranschläge speichern Sie am Vorgang.

  4. Schritt 4

    Status verfolgen

    Die Übersicht trennt Fälle in Bearbeitung von abgeschlossenen.

Im Detail

Was Schadensmanagement für Sie erledigt

Schäden mit Einzelschäden je Fahrzeug

Die Schadensübersicht zeigt Kunde, Aufnahmedatum, Schadensdatum, Fahrzeug, Kennzeichen und die Anzahl der Einzelschäden. Die Tabs Abgeschlossene, In Bearbeitung, Entwürfe und Gelöschte halten offene und erledigte Fälle auseinander. In jedem Fahrzeug finden Sie unter Schäden die Historie dieses Objekts. So erkennen Sie vor der nächsten Vermietung, ob eine Stelle schon bekannt ist oder neu hinzugekommen ist. Im Dashboard blenden Sie auf Wunsch die Kachel „Anzahl Schadensfälle“ ein.

  • Abgeschlossene
  • In Bearbeitung
  • Entwürfe
  • Gelöschte

Fotos über Dateisets und Medienverlauf

Bilder vom Schaden legen Sie als Dateiset an der Vermietung ab oder in Ordnern der Dateiablage am Fahrzeug. Ein Dateiset fasst zusammengehörige Dateien unter einem Namen zusammen, zum Beispiel „Rücknahme 14.10.“ mit sechs Fotos. Der Medienverlauf der Vermietung listet jedes Dokument, das Rentsoft zum Vorgang erzeugt oder verschickt hat, mit Datum, Typ und Bearbeiter. Fragt der Mieter oder seine Versicherung nach, haben Sie Übergabeprotokoll, Bilder und Schadensbericht an einer Stelle.

Digitale Übergabe und Rücknahme

Den Zustand dokumentieren Sie schon bei der Übergabe. Ihr Mitarbeiter arbeitet mit dem Kunden eine Checkliste am Objekt ab, macht Bilder und hält bekannte Schäden fest. Bei der Rücknahme vergleicht er mit dem Ausgangszustand. Der Kunde unterschreibt in beiden Fällen papierlos auf Tablet oder Smartphone. Die Checklisten legen Sie je Modul selbst an, die Formularvorlagen Übergabeprotokoll und Schadensbericht passen Sie an Ihren Betrieb an. Mehr dazu unter Automatisierung.

Amtliche Verwarnungen und Bußgelder

Erhalten Sie eine Verwarnung oder einen Bußgeldbescheid für ein vermietetes Fahrzeug, legen Sie unter Vorgänge > Verwarnungen eine amtliche Verwarnung an. Sie wählen Kontakt, amtliche Stelle und Fahrzeug, tragen Datum, Verwarnungsgeld und Verwarnungsgrund ein. Über Drucken oder Versenden geht die Verwarnung an Ihren Mieter. Mit „Vorgang abschließen“ beenden Sie den Fall. Unter Reports & Listen finden Sie die Liste der amtlichen Verwarnungen für Ihre Unterlagen.

Versicherung und Selbstbeteiligung im Vertrag

Damit im Schadensfall klar ist, was der Mieter trägt, hinterlegen Sie Versicherungsvorlagen mit Beitrag, Selbstbeteiligung Vollkasko und Selbstbeteiligung Teilkasko. Im Vorgang wählen Sie die passende Vorlage, und der Mietvertrag zeigt die Werte. Die Kaution erfassen Sie in den Konditionen mit Hinterlegungsart, etwa per Überweisung, bar oder per Onlinezahlung. Mehr zu Kaution, Anzahlung und Zahlungen lesen Sie unter Online-Zahlung und Kaution.

Besonders wichtig für diese Branchen

So nutzen Vermieter dieser Branchen Schadensmanagement in Rentsoft.

Fahrzeuge

Schäden und Verwarnungen dem richtigen Mieter zuordnen

Ein Steinschlag in der Windschutzscheibe oder ein Kratzer an der Stoßstange: Ihr Mitarbeiter erfasst den Schaden mit Fotos am Auto.

Rentsoft für Autovermietung

Beispielbetrieb: Stadtflitzer Autovermietung

  • VW Golf 8 Life
  • VW ID.3 Pro
  • Audi A4 Avant

Fahrzeuge

Neue Schäden bei der Rücknahme belegen

Ein Kratzer an der Seitenwand oder eine eingerissene Markise: Ihr Mitarbeiter erfasst den Schaden mit Fotos am Fahrzeug, und Sie vergleichen mit dem Übergabeprotokoll.

Rentsoft für Wohnmobilvermietung

Beispielbetrieb: Alpenblick Camper

  • VW California Ocean
  • VW California Coast
  • Sunlight T 68

Fahrzeuge

Schäden am Transporter sofort erfasst

Sie klären einen Schaden, solange der Kunde noch neben dem Transporter steht.

Rentsoft für Transportervermietung

Beispielbetrieb: Kastner Transporter & Umzug

  • Ford Transit Custom
  • VW Crafter 35 L3H3
  • Mercedes Sprinter Koffer

Fahrzeuge

Schäden am LKW lückenlos dokumentiert

Ob die Delle am Kofferaufbau schon bei der Übergabe da war, belegt Ihr Protokoll.

Rentsoft für LKW-Vermietung

Beispielbetrieb: Hollerer Nutzfahrzeuge

  • Mercedes Atego 818 Koffer
  • Mercedes Atego Kühlkoffer
  • MAN TGL 12.220 Pritsche

Fahrzeuge

Checkliste für Licht, Kupplung und Plane

Ein defektes Rücklicht fällt Ihnen bei der Rücknahme auf, bevor der nächste Kunde damit losfährt.

Rentsoft für Anhängervermietung

Beispielbetrieb: Anhänger Pfeiffer

  • Kastenanhänger 750 kg
  • Hochplane 1300 kg
  • Kofferanhänger 2000 kg

Fahrzeuge

Übergabe-Checkliste für jedes Motorrad

Beim Streit um einen Kratzer am Tank liegt der Zustand bei Abholung mit Foto vor.

Rentsoft für Motorradvermietung

Beispielbetrieb: Passhöhe Motorradverleih

  • BMW R 1250 GS
  • Honda Africa Twin
  • Yamaha MT-07 (35 kW)

Baumaschinen & Werkzeuge

Schäden belegen und sofort abrechnen

Ein Schaden ist belegt, bevor jemand darüber diskutiert.

Rentsoft für Baugerätevermietung

Beispielbetrieb: Gerätepark Albrecht

  • Rüttelplatte 160 kg
  • Vibrationsstampfer 70 kg
  • Tandemwalze 1,5 t

Equipment

Rücklauf nach dem Event dokumentiert

Bei der Rücknahme arbeitet Ihr Team eine Checkliste auf dem Tablet ab und hält fest, was fehlt oder beschädigt ist.

Rentsoft für Messe- und Eventartikel

Beispielbetrieb: Festwerk Eventverleih

  • Line-Array-Set 2 × 4 Topteile
  • Traversen-System 12 m
  • Bühne 6 × 4 m

Equipment

Rückgabe prüfen: fehlende Teile und beschädigtes Mobiliar

Bei der Rückgabe arbeitet Ihr Team eine Checkliste auf dem Tablet ab und zählt Garnituren, Gedecke und Stehtische nach.

Rentsoft für Zelt- und Partyverleih

Beispielbetrieb: Feiertag Zelt- und Partyverleih

  • Festzelt 6 × 12 m
  • Festzelt 8 × 16 m
  • Pagodenzelt 5 × 5 m

Equipment

Kratzer am Objektiv mit Fotos belegt

Kommt ein Objektiv mit Kratzer auf der Frontlinse zurück, nehmen Sie den Schaden mit Fotos am Auftrag auf.

Rentsoft für Kameravermietung

Beispielbetrieb: Lichtwerk Rental

  • Sony FX3 Body
  • Canon EOS R5 C
  • Sony FE 24-70 mm GM II

Equipment

Schäden erfassen und direkt abrechnen

Bei der Übergabe hakt Ihr Team die Prüfpunkte am Tablet ab, vom Zustand der Propeller bis zum Kompetenznachweis, und der Kunde unterschreibt papierlos.

Rentsoft für Drohnenvermietung

Beispielbetrieb: Skyview Rental

  • DJI Mavic 3 Enterprise
  • DJI Matrice 30T
  • DJI Air 3

Immobilien

Endabnahme mit Fotos belegt

Nach jeder Abreise hakt Ihr Team die Prüfpunkte am Smartphone ab und lädt Fotos hoch.

Rentsoft für Ferienwohnungen

Beispielbetrieb: Haus Dünenblick

  • Ferienwohnung Seestern
  • Ferienwohnung Strandhafer
  • Ferienwohnung Möwennest

Häufige Fragen

Sie legen unter Vorgänge > Schäden einen Schadensfall mit Kunde, Fahrzeug und Datum an und erfassen jede Stelle als Einzelschaden. Fotos speichern Sie als Dateiset. Bei der digitalen Rücknahme halten Sie Bilder und Schäden direkt am Objekt fest.

Ja. In der Fahrzeugakte zeigt der Tab Schäden alle Fälle zu diesem Objekt mit Aufnahmedatum, Schadensdatum und Anzahl der Einzelschäden.

Sie legen eine amtliche Verwarnung an, wählen Kunde, amtliche Stelle und Fahrzeug und tragen Verwarnungsgeld und Grund ein. Danach drucken oder versenden Sie die Verwarnung aus Rentsoft.

Ja. Rentsoft bringt die Formularvorlagen Schadensbericht und Übergabeprotokoll mit. Texte und Layout passen Sie an, Ihr Briefpapier setzt Rentsoft automatisch ein.

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