Buchung & Kalender

Automatisierung und digitale Dokumente

Erinnerungen, Verträge und Checklisten laufen nach Ihren Regeln. Sie richten Texte und Auslöser einmal ein und kümmern sich danach um Ihre Kunden.

  • Automatische E-Mails vor Mietbeginn und Mietende
  • Verträge und Protokolle aus Ihren Vorlagen
  • Checklisten für Übergabe und Rücknahme
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So richten Sie Automatisierung ein

  1. Schritt 1

    Briefpapier und Vorlagen anlegen

    Sie hinterlegen Briefpapier und passen E-Mails, Vertragstexte und Formulare an.

  2. Schritt 2

    Auslöser festlegen

    Sie wählen Anlass, Zeitpunkt und Empfänger jeder automatischen E-Mail.

  3. Schritt 3

    Eigene Felder ergänzen

    Fehlende Felder legen Sie selbst an und nutzen sie in Vorlagen.

  4. Schritt 4

    Rentsoft arbeitet mit

    Ab jetzt verschickt Rentsoft die E-Mails zum eingestellten Zeitpunkt.

Im Detail

Was Automatisierung für Sie erledigt

Automatische E-Mails an Ihre Kunden

Rentsoft schreibt Ihren Kunden zu festen Anlässen im Mietablauf. Für jeden Typ legen Sie Betreff, Auslösezeitpunkt, Empfänger und Status fest. Den Text bauen Sie aus einer E-Mail-Vorlage mit Platzhaltern für Kundenname, Mietzeitraum oder Fahrzeug. Den Versand übernimmt Ihr eigener Mailserver per SMTP oder Ihr Office-365-Konto, die Mails kommen also von Ihrer Adresse. Alle gesendeten Nachrichten finden Sie im Postfach wieder.

  • Benachrichtigung vor Mietbeginn
  • Benachrichtigung vor Mietende
  • Benachrichtigung nach Abschluss einer Vermietung
  • Benachrichtigung vor Auslauf einer Reservierung
  • Benachrichtigung nach Stornierung einer Vermietung
  • Benachrichtigung nach Bezahlung einer Rechnung

Benachrichtigungen für Ihr Team

Auch Ihr Team bekommt Hinweise per E-Mail. Unter Einstellungen > Benachrichtigungen tragen Sie eine Adresse ein, an die Rentsoft bei neuen Web-Anfragen schreibt. Eine zweite Benachrichtigung meldet automatische Anpassungen des Anfangskilometerstands. In der Fahrzeugakte legen Sie Service-Fälligkeiten an und bestimmen, ob Rentsoft vor oder nach Ablauf erinnert. Interne Aufgaben und Erinnerungen, etwa für eine Wartung, hinterlegen Sie für Kollegen. Die Taskübersicht blenden Sie auf Wunsch im Dashboard ein.

Formulare, Briefpapier und Vertragstexte

Rentsoft bringt fertige Formularvorlagen mit, darunter Mietvertrag Kurzzeit KFZ, Mietvertrag Langzeit KFZ, Allgemeine Mietbedingungen, Übergabeprotokoll, Reservierungsbestätigung, Angebot, Rechnungsvorlage, Schadensbericht, Selbstauskunft und Schufa-Vollmacht. Für jedes Formular stellen Sie Schriftgröße, Druckposition und Sichtbarkeit ein. Ihr Briefpapier verwalten Sie mit Adresse, Bankverbindung und Design, auch mehrere Varianten nebeneinander. Wiederkehrende Klauseln speichern Sie als Vertragstexte und wählen sie im Vorgang aus der Vorlage aus.

Dynamische Formularinhalte und Eigene Felder

Mit dynamischen Formularinhalten bauen Sie Textblöcke, die Rentsoft je nach Bereich und Druckreihenfolge in Ihre Formulare einsetzt. Jeder Block bekommt einen eigenen Platzhalter. Eigene Felder ergänzen die Eingabemasken um Angaben, die Ihr Betrieb braucht, etwa eine Kundennummer aus dem Altsystem oder einen Hinweis zur Rahmengröße. Für jedes Feld wählen Sie Typ, Modul, Standardwert und Validierung. Der zugehörige Druckplatzhalter bringt den Wert auf Mietvertrag, Angebot oder Rechnung.

Checklisten für Übergabe und Rücknahme

Checklisten legen Sie je Modul an, etwa für Vorgänge, Verkäufe, Mietobjekte und Kunden. Die Checkpunkte bestimmen Sie selbst. Bei der digitalen Übergabe und Rücknahme arbeitet Ihr Mitarbeiter die Checkliste mit dem Kunden am Fahrrad oder Fahrzeug ab, hält Bilder und mögliche Schäden fest und holt die Unterschrift des Kunden papierlos auf Tablet oder Smartphone ein. Die Daten legt Rentsoft in der Buchung ab, und die Unterlagen für den Kunden erstellt Rentsoft automatisch.

REST API für eigene Anbindungen

Rentsoft stellt seine API offen zur Verfügung. Ihre Entwickler oder Ihr Dienstleister binden darüber eigene Systeme an, zum Beispiel ein Warenwirtschaftssystem oder eine eigene Website-Logik. Beim Onboarding spielt Rentsoft Ihre Bestandsdaten auf Wunsch über eine API ein. Den Datenaustausch und die Form der Anbindung klären wir im Gespräch. Größere Vorhaben setzen wir als Enterprise-Projekt um, alle Anbindungen sehen Sie unter Schnittstellen.

Besonders wichtig für diese Branchen

So nutzen Vermieter dieser Branchen Automatisierung in Rentsoft.

Immobilien

Gäste erinnert, Wechseltage im Griff

Rentsoft verschickt E-Mails nach Ihren Vorlagen automatisch: die Bestätigung nach der Online-Buchung, eine Nachricht vor der Anreise, eine vor der Abreise und eine nach Abschluss.

Rentsoft für Ferienwohnungen

Beispielbetrieb: Haus Dünenblick

  • Ferienwohnung Seestern
  • Ferienwohnung Strandhafer
  • Ferienwohnung Möwennest

Häufige Fragen

Rentsoft erzeugt Mietverträge, Reservierungsbestätigungen, Angebote, Rechnungen, Übergabeprotokolle, Schadensberichte und weitere Formulare aus Ihren Vorlagen. Die Dokumente tragen Ihr Briefpapier. Sie nutzen die mitgelieferten Vorlagen oder passen sie an.

Ja. Bei der digitalen Übergabe und Rücknahme arbeitet Ihr Mitarbeiter eine Checkliste mit dem Kunden am Mietobjekt ab. Bilder, mögliche Schäden und die Unterschrift des Kunden halten Sie papierlos auf Tablet oder Smartphone fest.

Sie wählen aus festen Anlässen: vor Mietbeginn, vor Mietende, nach Abschluss einer Vermietung, vor Auslauf einer Reservierung, nach Online-Kundenbestätigung, nach Stornierung und nach Bezahlung einer Rechnung. Für jeden Anlass bestimmen Sie Zeitpunkt, Empfänger und Text.

Checklisten legen Sie in den Einstellungen unter Vorlagen an, je Modul, zum Beispiel für Vorgänge, Verkäufe, Mietobjekte und Kunden. Die Checkpunkte definieren Sie selbst.

Sie verbinden Rentsoft mit Ihrem eigenen Mailserver per SMTP oder mit Office 365. Ihre Kunden erhalten die Nachrichten damit von Ihrer gewohnten Absenderadresse.

Ja. Rentsoft stellt die API offen zur Verfügung. Ihre Entwickler binden darüber eigene Systeme an. Umfang und Ablauf klären wir mit Ihnen im Gespräch.

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