Wenn Sie E-Mails beruflich nutzen, kennen Sie den Posteingang, der sich nie leert. Die tägliche Flut an E-Mails bringt Ihnen Informationen und lenkt Sie gleichzeitig ab. Mit ein paar Grundsätzen verschaffen Sie sich wieder Überblick in Ihren Postfächern. Auf solchen Grundsätzen beruht das Zero-Inbox-Prinzip von Merlin Mann. Damit gewinnen Sie die Kontrolle über Ihren Posteingang zurück und arbeiten produktiver.
Mit der Inbox-Zero-Methode den Überblick herstellen
Woher kommt die Flut an E-Mails? Zu einem Teil von Ihnen selbst. Wer beruflich mit E-Mails arbeitet, empfängt und verschickt jeden Tag eine große Zahl davon. Dabei fällt es zunehmend schwer, wichtige und unwichtige unbeantwortete E-Mails zu unterscheiden, und die E-Mail-Flut lenkt Sie fast im Minutentakt von der Arbeit ab. Mitarbeiter im Support erhalten Tag für Tag besonders viele E-Mails und müssen jeder davon die richtige Priorität geben. Ohne ein durchdachtes System kommen sie dagegen kaum an.
Grundregeln für das E-Mail-Management
Ist ein leerer Posteingang Ihr Ziel und wollen Sie die Inbox-Zero-Methode von Merlin Mann umsetzen, halten Sie sich künftig konsequent an ein paar Grundregeln. Zu einem dauerhaft leeren Posteingang führen mehrere Wege. Bauen Sie eine systematische Ordnung auf, die zu Ihren Abläufen passt und Ihre Produktivität nicht einschränkt.
1. Unterscheiden und Prioritäten setzen
Nach dem Pareto-Prinzip verwenden Sie 80 % Ihrer Zeit und Energie für 20 % Ihrer E-Mails. Dieses Verhältnis dürfen Sie beibehalten. Achten Sie nur darauf, dass diese 20 % die unbeantworteten E-Mails mit hoher Priorität sind. Die übrigen 80 % erledigen Sie danach zügig.
2. In der Kürze liegt die Würze
Im täglichen E-Mail-Verkehr brauchen Sie keine Lyrik und keine Textwüsten. Schildern Sie Ihr Anliegen kurz und präzise. Wo es passt, arbeiten Sie mit Aufzählungen, die einen schnellen Überblick ermöglichen.
3. Kühlen Kopf bewahren
Auch wenn die E-Mail-Flut beim Öffnen des Posteingangs über Sie hereinbricht: Bewahren Sie einen kühlen Kopf und lassen Sie keine Schuld- oder Angstgefühle aufkommen. Grübeln Sie nicht lange darüber, wie Sie den Berg bewältigen. Fangen Sie direkt an.
4. Realistische Ziele setzen
Arbeiten Sie nach der Inbox-Zero-Methode, seien Sie ehrlich zu sich selbst, setzen Sie die richtigen Prioritäten und planen Sie realistische Zeiten ein. Damit Sie Ihre Produktivität nicht für Nebensächlichkeiten opfern, sagen Sie auch mal Nein und verschieben unwichtige Mails direkt in den Papierkorb. Das Zero-Inbox-Prinzip verlangt nicht, dass Sie sich um alles kümmern. Sie kümmern sich nur um die E-Mails, die von Belang sind.
Das Zero-Inbox-Prinzip im Alltag
Als normaler Anwender bearbeiten Sie Ihre E-Mails meist dann, wenn sie im Posteingang landen. Das hält Sie ständig beschäftigt und hindert Sie daran, Ihren Posteingang im Sinne der Inbox-Zero-Methode zu ordnen. Erkennen Sie sich darin wieder, lohnt sich ein Blick auf den Ansatz von Merlin Mann und auf die Zeitmanagement-Methode „Getting Things Done“ von David Allen, auf der Manns Ansatz aufbaut. Fragen Sie sich bei jeder neuen E-Mail, ob und warum sie Sie betrifft, ob Sie etwas tun müssen und wie Sie die geforderte Aktion erledigen.
Legen Sie auf dieser Basis vier neue Ordner für unbeantwortete E-Mails an:
- Aktion erforderlich: Von Ihnen wird eine Aktion erwartet.
- Warten auf Antwort: Auf diese Mails erwarten Sie wichtige Antworten.
- Delegiert: Darum kümmert sich ein Kollege.
- Archiviert: Keine Aktion mehr erforderlich.
Verteilen Sie alle eingehenden Mails auf einen der vier Ordner, und Ihr Posteingang ist leer. Bearbeitet haben Sie die E-Mails damit noch nicht, aber Sie haben die Flut in Ihre Abläufe eingeordnet.
Prüfen Sie danach, welche E-Mails für Sie relevant sind. Verschieben Sie irrelevante Mails ohne Zögern in den Papierkorb. Sind Sie hier zu zaghaft, staut sich die E-Mail-Flut schnell wieder in Ihrem Posteingang, und Ihre Produktivität leidet.
Entscheiden Sie anschließend, welche E-Mails Sie delegieren können. Fragen Sie sich, ob Sie die richtige Person für diese E-Mail sind. Falls nicht, geben Sie sie an einen Kollegen weiter. Setzen Sie sich selbst in Kopie und verschieben Sie die Mail in den Ordner „Delegiert“.
Können Sie eine Antwort nicht innerhalb weniger Minuten schreiben, stellen Sie die E-Mail zurück. Das gilt vor allem, wenn Sie recherchieren oder bei Kollegen nachfragen müssen. Die Mail kommt dann in den Ordner „Aktion erforderlich“. Sie können die Aufgabe auch auf Ihre To-do-Liste setzen und die Mail löschen.
Weniger E-Mails im Vermietalltag
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