Die Methode Getting Things Done, kurz GTD, stammt von dem US-amerikanischen Unternehmer David Allen. Er beschreibt sie in seinem gleichnamigen Buch, das schnell zum Bestseller wurde. Der Grund dafür: GTD ist eine sorgfältige Methode für Selbst- und Zeitmanagement, mit der Sie Aufgaben schnell und effizient erledigen. Unübersichtliche Berge an Projekten bringen Sie mit GTD in eine Ordnung, die Sie abarbeiten können.
Was ist die Getting-Things-Done-Methode?
Bei GTD treffen Sie schnelle Entscheidungen und sortieren Ihre Aufgaben in Listen. In diesen Listen erfassen Sie alle alltäglichen Aufgaben, private wie berufliche. Das Sammeln, Sortieren und Abarbeiten läuft in fünf Schritten ab.
David Allen teilt die Aufgaben dafür in drei Bereiche ein:
- Definierbare Aufgaben sammeln Sie, terminieren sie, erledigen sie oder delegieren sie an andere.
- Bereits definierte Aufgaben haben Sie schon einsortiert. Jetzt arbeiten Sie sie so effektiv wie möglich ab.
- Unvorhergesehene Aufgaben treten unerwartet auf, und Sie müssen sie in den Tagesablauf einschieben. Planen Sie dafür ausreichend Zeit ein.
Probieren Sie GTD zunächst für einen einzelnen Tag oder einen Lebensbereich aus. So schätzen Sie ein, wie gut Sie damit arbeiten.
Die Vorteile der GTD-Methode
Den größten Vorteil sieht David Allen in der übersichtlichen, lückenlosen Erfassung aller Aufgaben. Das entlastet Ihren Kopf, weil die Aufgaben auf Papier oder in einer App stehen und Sie sie nicht mehr im Gedächtnis behalten müssen. Außerdem geht nichts unter: Jede Aufgabe wandert im Arbeitsprozess weiter, statt liegenzubleiben.
Größere Projekte zerlegen Sie mit GTD in Teilaufgaben. So bleiben sie überschaubar und wirken leichter. Gehen Sie Schritt für Schritt vor, übersehen Sie nichts und arbeiten motivierter.
1. Schritt: Sammeln
Zuerst sammeln Sie alle Aufgaben an einem Ort. Ein Notizbuch oder Block reicht dafür aus, sinnvoller sind Apps wie OneNote oder Evernote. In diesen Werkzeugen verknüpfen Sie Aufgaben untereinander und mit Grafiken oder Tabellen. Über die Schlagwortsuche finden Sie eine Aufgabe schneller wieder.
2. Schritt: Verarbeiten
Im zweiten Schritt entscheiden Sie, was mit der Aufgabe passiert. Beantworten Sie diese Frage so schnell wie möglich, idealerweise innerhalb weniger Sekunden. David Allen empfiehlt dazu die Kernfrage: „Will ich etwas mit dieser Aufgabe tun oder nicht?“ Lautet die Antwort Nein, werfen Sie die Aufgabe weg. Ist sie zu einem späteren Zeitpunkt sinnvoll, legen Sie sie in eine Ablage namens „Vielleicht“, die Sie regelmäßig prüfen.
Lautet die Antwort Ja und dauert die Aufgabe weniger als zwei Minuten, erledigen Sie sie sofort. So wächst kein Stapel kleiner Aufgaben an. Was länger dauert, verschieben Sie auf eine Liste zur späteren Erledigung oder delegieren es.
3. Schritt: Organisieren
Jetzt strukturieren Sie die sortierten Aufgaben, damit Sie sie besser erledigen. David Allen nutzt für sein Zeitmanagement vier Listen: „Unterwegs“, „Im Büro“, „Zuhause“ und „Anrufe“. Sie können diese Listen beliebig an Ihren Arbeitsalltag anpassen.
Zu GTD gehören neben den Aufgabenlisten weitere Elemente. Im Kalender terminieren Sie Aufgaben mit festem Tag oder fester Uhrzeit. Eine Projektliste nimmt größere Aufgaben auf, die Sie in klar definierte Teilaufgaben unterteilen.
4. Schritt: Durchsichten
Ob GTD für Sie funktioniert, hängt an der regelmäßigen Durchsicht. Dabei gelten diese Abstände:
- Aufgabenlisten und Terminkalender sichten Sie täglich.
- Projektlisten und die Vielleicht-Ablage sichten Sie wöchentlich.
- Einmal pro Woche fragen Sie bei den Zuständigen nach den delegierten Aufgaben. Als Vermieter legen Sie solche Aufgaben in Rentsoft als interne Aufgaben mit Erinnerung an.
5. Schritt: Erledigen
Nun erledigen Sie die Aufgaben. Die Reihenfolge legen Sie anhand von vier Kriterien fest:
- Kontext: Setzen Sie die Aufgabe in Beziehung zu den gesamten Abläufen im Unternehmen.
- Zeit: Wann haben Sie Zeit, die Aufgabe zu erledigen?
- Energie: Wann stehen Ihnen die nötigen Ressourcen für diese Aufgabe zur Verfügung?
- Priorität: Beurteilen Sie die Wichtigkeit der Aufgabe losgelöst von ihrem Kontext.
Mit diesen Kriterien verbessern Sie Ihr Zeitmanagement und arbeiten sorgfältig, ausgerichtet an Wichtigkeit und Verfügbarkeit jeder Aufgabe.