Ihre Mitarbeiter stimmen jede Aufgabe und jedes Projekt eng mit Ihnen ab und fragen bei jeder Änderung nach? Dieses Micromanagement birgt Risiken. Sie verlieren schnell den Überblick, und Ihre Mitarbeiter fühlen sich kaum ins Firmengeschehen eingebunden. Delegieren Sie dagegen Aufgaben erfolgreich, profitieren beide Seiten. Sie steigern die Produktivität und das gegenseitige Vertrauen zwischen Team und Geschäftsführung.
1. Von Anfang an Struktur und Hierarchie schaffen
Als Chef sollten Sie Aufgaben und Projekte abgeben. Mit einer Checkliste entwickeln Sie leichter eine Strategie gegen reines Micromanagement. Das beginnt schon bei der Unternehmenskultur und -struktur.
Idealerweise herrschen von Anfang an eine klare Hierarchie und eine gewisse Verantwortung jedes Mitarbeiters. Auch neue Angestellte binden Sie in diese Struktur ein. Wächst Ihr kleines Start-up zu einem Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern, sollten Teams aus mehreren Angestellten die wichtigen Aufgaben bearbeiten.
2. Klarheit im Unternehmen schaffen
Legen Sie fest, welche Aufgaben Chefsache bleiben und welche Sie Ihren Mitarbeitern übertragen. Bestimmen Sie, wer für welchen Bereich verantwortlich ist und welche Projekte Vorrang haben. So delegieren Sie dauerhaft erfolgreich. Prüfen Sie im Firmenalltag regelmäßig, ob die Verteilung der „Rollen“ funktioniert. Fragen Sie nach, wie Ihre Mitarbeiter mit den zugeteilten Aufgaben zurechtkommen und wie es weitergehen soll. Ihre Angestellten sollten außerdem das Unternehmensziel kennen und wissen, worauf sie im Ganzen hinarbeiten.
3. Mitarbeitern mehr Vertrauen schenken
Ob mit oder ohne Checkliste: Wer Aufgaben erfolgreich delegieren will, braucht neben einer Strategie vor allem Vertrauen. Ohne Vertrauen übertragen Sie keine Aufgabe guten Gewissens. Stärken Sie das Vertrauen, indem Sie Ihre Angestellten Dinge erledigen lassen, die für das Gesamtziel des Unternehmens wichtig sind.
4. Aufgaben, Projekte und Verantwortung nach und nach steigern
Mit dem Vertrauen sollten auch die Aufgaben wachsen, die Sie Ihren Mitarbeitern zuteilen. Sind Sie mit dem Ergebnis der ersten Aufgabe zufrieden, übertragen Sie größere. Den regelmäßigen Austausch mit Ihren Angestellten behalten Sie dabei bei. Erst wenn das Vertrauen am größten ist, handeln Ihre Mitarbeiter allein mit einem Kunden und treffen eigene Entscheidungen.
5. Durch Entscheidungsfragen motivieren
Stellen Sie Ihren Angestellten die richtigen Fragen, werden Ihre Mitarbeiter im Idealfall von allein aktiv und bringen eigene Lösungsvorschläge für aktuelle Projekte ein. Stellen Sie die Fragen in Ruhe, vielleicht sogar in einem eigens dafür angesetzten Gesprächstermin, und keinesfalls zwischen Tür und Angel. Geeignete Fragen sind zum Beispiel:
- Welchen Vorschlag haben Sie zu Projekt XY?
- Was würden Sie in der Firma generell ändern?
- Wie würden Sie auf Firmenziel XY hinarbeiten?
- In welchem Projekt sehen Sie das größte Potenzial?
Extra-Tipp: Motivation schaffen Sie auch, wenn Sie erklären, warum Sie gerade diesen Mitarbeiter für die Aufgabe ausgewählt haben. Das wirkt sich im Idealfall direkt auf die Arbeitsergebnisse aus.
6. Aufgabe eindeutig formulieren und Verständnis sicherstellen
Eine gute Strategie und großes Vertrauen nützen nichts, wenn Ihr Mitarbeiter die Aufgabe falsch versteht. Erläutern Sie alle Einzelheiten, fassen Sie zum Schluss das Wichtigste zusammen und zeigen Sie sich offen für Rückfragen.
7. Prioritäten und Aufgabenschwerpunkte verändern
Sind Ihre Mitarbeiter mit ihren täglichen Aufgaben bereits ausgelastet und haben kaum Freiräume? Dann überlegen Sie, welche Verwaltungsaufgaben Sie automatisieren oder anders lösen können. So gewinnen Sie Zeitfenster. Alternativ verlagern Sie die Schwerpunkte der Arbeit. Eine Prioritätenliste zeigt, welche Aufgabe gerade Vorrang hat. Haben Sie als Chef außerdem ein offenes Ohr für Probleme und Überarbeitungen.
8. Freiräume klug nutzen
Haben Sie Aufgaben erfolgreich abgegeben, denken Sie an Ihre persönliche Zeiteinteilung. Sie gewinnen neue Freiräume, die nicht in einer „projektlosen Leere“ enden sollten. Auch hier brauchen Sie eine Strategie, zum Beispiel für die Entwicklung neuer Unternehmens- und Marketingziele.
9. Fehler akzeptieren und richtig reagieren
Wenn Sie Verantwortung an Mitarbeiter abgeben, statt alles selbst zu steuern, entstehen anfangs neue Fehlerquellen. Damit müssen Sie zu Beginn der Umstellung rechnen, denn es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen. Kontrollieren Sie bei den ersten delegierten Aufgaben häufig und führen Sie Gespräche. So decken Sie Schwachstellen und Probleme auf und beheben sie im Idealfall sofort. Betrachten Sie Fehler als Chance: Ihr Mitarbeiter lernt dazu und reagiert bei der nächsten, vielleicht wichtigeren Aufgabe souverän.