Zu oft, zu lang und nicht auf den Punkt: Meetings sind in einem Unternehmen wichtig, um die Marschroute festzulegen und Erreichtes auszuwerten. Trotzdem frustrieren sie viele Mitarbeiter und auch das Management. Mit diesen Tipps von A wie Agenda bis Z wie Zeitmanagement optimieren Sie Ihre Meetings.
Das Meeting vorbereiten: die Rahmenbedingungen
Fragen Sie sich zuerst, ob die Besprechung notwendig ist. In Krisen setzen manche Unternehmen eng getaktete Teammeetings an. Stehen danach zu wenige Themen auf der Agenda, verlieren alle wertvolle Zeit. Bündeln Sie anstehende Punkte deshalb gezielt in einer Besprechung. Effiziente Meetings finden so selten wie möglich und so oft wie nötig statt.
Die Corona-Krise hat gezeigt, dass Sie auch mit virtuellen Werkzeugen wie Zoom effiziente Meetings organisieren können. Behalten Sie das virtuelle Meeting bei, vor allem wenn zu Ihrem Team Freiberufler und Außendienstmitarbeiter gehören. Die Anfahrt ins Unternehmen entfällt, denn für ein virtuelles Meeting reichen ein Internetanschluss und sogar ein Smartphone. So sparen Sie Zeit und Kosten.
Soll die Besprechung vor Ort stattfinden, trägt die Wahl des Ortes zu besseren Meetings bei. Ein Tapetenwechsel setzt neue, kreative Energie frei. Als Orte für Ihr Meeting bieten sich an:
- ein Co-Working-Space
- ein Tagungsraum in einem Hotel
- ein Walking Meeting durch einen Park oder einen Wald
- wechselnde, freundlich dekorierte Räume im eigenen Unternehmen
Effiziente Meetings finden am Morgen und im Stehen statt
Für ein produktives Meeting eignet sich das sogenannte Stand-up-Meeting. Dabei stehen alle Teilnehmer. Die leichte Ungemütlichkeit verkürzt das Meeting, denn niemand möchte länger als nötig stehen, und Sie arbeiten die Agenda zügig ab. Im Stehen bieten Sie Ihrem Team außerdem Abwechslung zum langen Sitzen, und die Körperhaltung fördert die Durchblutung und damit die Konzentration. Müssen Sie ein kurzes Meeting vorbereiten, sind Sie mit dem Stand-up-Meeting gut beraten.
Auch die Uhrzeit spielt bei der Planung eine Rolle. Kurz vor Feierabend arbeitet kaum jemand noch produktiv. Legen Sie den Termin deshalb auf den Vormittag, dann sind alle noch frisch.
Wer muss dabei sein?
Effiziente Meetings leben von der aktiven Teilnahme aller Anwesenden. Laden Sie deshalb nur die Mitarbeiter ein, die an den besprochenen Projekten beteiligt sind. Damit sich niemand ausgeschlossen fühlt, brauchen Sie bei der Organisation Transparenz. Kommuniziert das Management offen, dass effiziente Meetings im Vordergrund stehen, erspart es den Mitarbeitern doppelten Frust: Keiner fühlt sich ausgeschlossen, und niemand sitzt in einer Besprechung, zu der er nichts beitragen kann.
Effiziente Meetings brauchen eine Agenda
Wollen Sie Meetings optimieren, spielt die Agenda die Hauptrolle. Stellen Sie die Agenda den Teilnehmern mindestens 24 Stunden vor der Besprechung zur Verfügung: ausgedruckt, als geteiltes Dokument oder über ein Team-Tool. Damit sich alle vorbereiten können, formulieren Sie in der Agenda die Ziele der Sitzung klar. Ebenfalls auf die Agenda gehören Start- und Endzeit sowie die Namen der Teilnehmer.
Ein Tipp für besonders produktive Meetings: Bitten Sie jeden Teilnehmer vorab, zu jedem Thema einen zentralen Punkt beizutragen. So fokussieren sich alle schon vor der Sitzung, und der Ablauf wird insgesamt prägnanter.
Meetings optimieren mit der richtigen Moderation
Neben der Vorbereitung entscheidet die Moderation über den Erfolg einer Besprechung. Kennen sich die Teilnehmer nicht, beginnen Sie mit einer kurzen Vorstellungsrunde. Dabei skizziert jeder, welches Ergebnis er von der Besprechung erwartet. Der Moderator gibt dem Ablauf Struktur. Dazu gehören:
- Begrüßung aller Anwesenden zu Beginn
- Überleitung zwischen den einzelnen Redebeiträgen
- Eingreifen, wenn Vortragende zu weit abschweifen
- Überwachung von Agenda und Gesprächskultur
- Verabschiedung
Als Moderator bleiben Sie klar auf die Ziele der Besprechung fokussiert. Dazu gehört, konsequent einzugreifen, wenn Beiträge nichts mehr mit dem Thema zu tun haben. Weder das Management noch die Teilnehmer wollen ihre Zeit verschwenden.
Effiziente Meetings haben einen Spannungsbogen. Den erzeugen Sie mit Kreativtechniken statt mit Monologen und langen Präsentationen. Stellen Sie zum Beispiel ein Flipchart auf, an das jeder seine Impulse auf einem Klebezettel heftet. Alle Ideen diskutieren und bewerten Sie danach gemeinsam. Damit das Meeting nicht ausufert, legen Sie vorher die maximale Redezeit pro Teilnehmer fest und arbeiten konsequent mit einer Stoppuhr.
Das Meeting richtig nachbereiten
Protokollieren Sie jedes Meeting, damit alle das Ergebnis und die nächsten Schritte nachvollziehen können. Lassen Sie der Fairness halber jedes Mal eine andere Person protokollieren, den Vorgesetzten eingeschlossen. So wird das Protokoll fester Teil der Besprechung.
Nach dem Meeting ist vor dem Meeting: Legen Sie den Termin für die nächste Besprechung fest und schicken Sie ihn als Erinnerung per E-Mail an alle. Aufgaben aus dem Protokoll halten Sie als Vermieter in Rentsoft als interne Aufgaben mit Erinnerung fest. So bleiben alle auch zwischen den Besprechungen auf dem Laufenden.