Sie leiten ein Unternehmen oder eine Abteilung, tragen ein großes Projekt, arbeiten selbstständig oder neu im Homeoffice? Mit der Timeboxing-Methode arbeiten Sie Block für Block an Ihrer Produktivität. Perfektionisten und Menschen, die gern aufschieben, setzen Timeboxing für die eigene Arbeit ein. Teams nutzen es wie andere agile Ansätze, etwa Scrum, um Ziele zeitlich greifbar zu machen. Dieser Ratgeber gibt Ihnen einen kompakten Überblick.
Was ist Timeboxing? Zeitmanagement erklärt
Beim Timeboxing teilen Sie Ihre Tätigkeiten auf feste Zeitblöcke auf. Diese Timeboxes markieren Sie im digitalen Kalender als gut sichtbare Blöcke, so dienen sie Ihnen als visuelle Hilfe.
Im Team- und Selbstmanagement hilft Ihnen das, Pausen und Arbeitszeiten sauber zu trennen. Sie legen die Blöcke vorab fest, und die Grundregel lautet: Sie halten sie ein. Eine Aufgabe erledigen Sie innerhalb des Zeitblocks, den Sie ihr gegeben haben.
Die Methode eignet sich für die Teamarbeit nach Scrum ebenso wie für das produktive Selbstmanagement. Ob Sie die Blöcke über Stunden, Tage oder Wochen verteilen, spielt keine Rolle. Timeboxing lässt sich frei skalieren und wächst mit Ihren Aufgaben. Für Ihre Produktivität zählt der tabellarische Aufbau im Kalender: Auf den ersten Blick sehen Sie, was zu tun ist und wann Sie es angehen. Das gibt Ihnen eine klare Struktur und klare Abschlüsse, und diese Abschlüsse sollten Sie nicht unterschätzen.
In Projektteams wie in der eigenverantwortlichen Arbeit wägen Sie ständig zwischen Budget und Perfektion ab. Mit diszipliniertem Timeboxing verhindern Sie, dass Sie zu lange an Teilaufgaben festhalten und damit den Erfolg des Gesamtprojekts gefährden.
Starr ist Timeboxing trotzdem nicht. Sie passen die Methode an Ihre Aufgaben an. Feste Zeiten für die Timeboxes gibt es nicht, Sie richten sie nach der Aufgabe und dem verfügbaren Budget aus. Planen Sie auch Puffer ein, denn Sie planen für Menschen. Unvorhergesehenes kann eintreten, und mit Puffern halten Sie Ihre Pläne leichter ein. Schaffen Sie eine Aufgabe trotz guter Planung nicht in ihrem Block, planen Sie neue Timeboxes ein. So passen Sie die Planung auch in laufenden Projekten an. Je länger ein Projekt dauert, desto wichtiger werden solche Eingriffe.
Erfolg durch Timeboxing: Bill Gates und Elon Musk
Eine klare Deadline vor Augen kann im Selbstmanagement über Erfolg oder Misserfolg eines Projekts entscheiden. Entsprechend viele prominente Beispiele gibt es für Menschen, die Timeboxing nutzen. In der Tech-Szene werden Bill Gates und Elon Musk mit der Methode in Verbindung gebracht, ebenso der Autor Cal Newport. Wer seine Zeit produktiv nutzen und einen Zeitplan einhalten will, kommt an diesem Werkzeug des Zeitmanagements kaum vorbei.
Im Homeoffice und in veränderten Arbeitssituationen haben viele Freelancer, Arbeitnehmer und Arbeitgeber das Gefühl, ihre Produktivität verloren zu haben. Mit Timeboxing arbeiten Sie gegen Trott und ewiges Aufschieben an und erledigen Ihre Aufgaben selbstorganisiert.
Wie funktioniert Timeboxing konkret?
Für Ihre Zeitblöcke brauchen Sie keine bestimmte Form. Auch ein handschriftlicher Terminkalender funktioniert. Genauso können Sie mit einer Kalender-App oder einer Excel-Tabelle arbeiten. Digital haben Sie den Vorteil, dass Sie Ihre Zeiteinteilung mit Kollegen teilen können. Für Vermieter bietet Rentsoft dafür interne Aufgaben und Erinnerungen, etwa für Wartungstermine. Auch wenn Sie Timeboxing ausschließlich für sich selbst nutzen, profitieren Sie davon.
Vorteile der Timeboxing-Methode im Überblick
- Überblick über große Projekte
- Große Aufgaben zerfallen in kleinere Teile, die Sie gut steuern können
- Sie legen fest, welche Aufgaben Vorrang haben
- Flexible Anpassung
- Überblick über Fortschritte
- Abschluss statt fehlgeleitetem Perfektionismus
- Leichteres Aufzeichnen und Auswerten erledigter Aufgaben
- Bessere Einbindung aller Teammitglieder
Besseres Selbst- und Zeitmanagement mit Timeboxing
Sie müssen Timeboxing weder wie Bill Gates einsetzen noch als Ergänzung zu Scrum verwenden. Genau diese Freiheit macht die Methode reizvoll. Auch bei kleinen Aufgaben, die Sie selbst verwalten, hilft Ihnen Timeboxing als Managementwerkzeug.
Sie passen Ihre Zeitplanung flexibel an und verhindern zugleich, dass Projekte unvollendet bleiben, weil Sie immer wieder an ihnen herumdoktern. Den Ausschlag für Timeboxing gibt am Ende die leichte Umsetzung: Ein Kalender genügt, und Sie können noch heute anfangen.