Nachhaltigkeit und Produktivität: Wofür ein papierloses Büro gut ist
Immer mehr Menschen arbeiten im Homeoffice. Für Ihr Unternehmen wird es deshalb wichtiger, sich digital zu organisieren. Dazu kommt die Nachhaltigkeit: Ohne Papier schonen Sie die Umwelt und sparen Kosten. In diesem Beitrag lesen Sie, wie Unternehmen Clouds nutzen, Rechnungen digitalisieren und so produktiver arbeiten.
Der Begriff „papierloses Büro“ erklärt sich selbst. Sie sparen Papier in jeder Form ein und arbeiten stattdessen mit digitalen Methoden. Den Vorteil sehen Sie sofort bei der Nachhaltigkeit: Druck- und Versandkosten fallen weg. Wenn Sie Rechnungen digitalisieren und Dokumente einscannen, entlasten Sie außerdem die Umwelt.
Im papierlosen Büro arbeitet Ihr Team besser zusammen. Über eine gemeinsame, digitale Ablage greifen alle auf dieselben Dokumente zu, auch aus dem Homeoffice. Ihre Mitarbeiter sind mobiler und stimmen sich leichter ab. Mit der Suchfunktion finden sie benötigte Dokumente schneller.
Schwierig wird es bei der Einführung. Ein papierloses Büro verlangt eine neue Einstellung, Disziplin und Mut zur Veränderung. Das fällt manchmal schwerer als gedacht. Die Umsetzung läuft von oben nach unten: Die Chefin oder der Chef fängt an und nimmt die Kollegen mit. Je nach Größe Ihres Unternehmens braucht das Zeit. Ab und an fehlen auch die Ressourcen.
Die ersten Schritte auf dem Weg zur Papierlosigkeit
Papierlos arbeiten Sie erst, wenn Sie die Umsetzung sauber organisieren. Dafür eignen sich vier Schritte:
- Bestandsaufnahme
- Definition des Soll-Zustands
- Umsetzung
- Optimierung
Die Bestandsaufnahme zu Beginn ist der wichtigste Punkt. Nehmen Sie sich dafür Zeit, gern mehrere Tage oder Wochen, denn Sie erfassen jedes einzelne Papier. Dabei scannen Sie eigene Dokumente und Rechnungen ein und digitalisieren auch ausgehende Briefe.
Das Cloud-System: Mobilität, Struktur und Kommunikation
Ohne passende Tools arbeitet niemand papierlos. Mit ihnen reagieren Ihre Mitarbeiter flexibel, kommunizieren schneller und arbeiten effektiv. Am wichtigsten ist ein ordentliches Cloud-System. Dort sammeln Sie Daten zentral, und jeder Mitarbeiter ruft sie auch unterwegs ab. Verbreitete Cloud-Systeme sind Dropbox und Google Workspace (früher G Suite).
Legen Sie im Cloud-System eine klare Ordnerstruktur an, damit Ihr Team Dokumente schnell wiederfindet. Geben Sie Dateien sinnvolle Namen. Niemand will lange nach dem richtigen Dokument suchen. Die zuständige Abteilung sollte deshalb feste Regeln für die Benennung und Ablage der Dateien aufstellen.
Rechnungen, Dokumente und Briefe digitalisieren
Das Fundament des papierlosen Büros ist ein guter Dokumentenscanner. Damit digitalisieren Sie Dokumente, Rechnungen und Briefe. Achten Sie darauf, dass der Scanner zuverlässig und schnell arbeitet und im WLAN läuft. So hängt er an keinem festen Standort und keinem Kabel.
Sie scannen ein Dokument in ein zentrales Ablagefach und verarbeiten es später weiter. Manche Dokumentenscanner erkennen, ob sie einen Vertrag, eine Rechnung, eine Visitenkarte oder ein Bild vor sich haben. Dann legen sie das Dokument direkt in einem vordefinierten Ordner ab und sparen Ihnen Arbeit.
Digitalisieren Sie auch die Buchhaltung. Wenn Sie Ihre Rechnungen digital schreiben und verwalten, erkennen Sie Einsparpotenzial leichter und gestalten Ihre Abläufe effizienter. Für Briefe gilt dasselbe: Spezielle Dienstleister scannen Ihre Post ein und stellen sie Ihnen digital zur Verfügung.
Die richtigen Tools für Kommunikation und Datenmanagement
Viele Anbieter haben Tools für digitale Notizen und Organisation im Programm. Google bietet mit Google Docs, Google Tabellen und Google Drive ein komplettes Toolset, Microsoft mit Office 365 ein ähnliches. Für digitale Notizen eignen sich außerdem das iPad Pro von Apple und die App Goodnotes.
Viele Unternehmen arbeiten zufrieden mit Notion. Die Anwendung vereint mehrere Organisationstools und bietet zum Beispiel Datenbanken, Kalender und Wikis. Damit erstellen Sie digitale Notizen und bauen ein eigenes System für Ihr Wissens- und Datenmanagement auf. Interessante Artikel fotografieren Sie im Homeoffice, wandeln sie in ein PDF um und sammeln sie in Notion.
Bleibt die Kommunikation, der Schlüssel jeder Zusammenarbeit. Für papierloses Arbeiten braucht Ihr Team ein digitales Tool wie Slack oder Microsoft Teams. Beide eignen sich für die interne Kommunikation und zum Teilen wichtiger Dokumente.